奮闘記(8)並べ替え

今回は、ピボットテーブルのデーターの並び替えについてご紹介します。
並び替えの使い方しだいで、レポートの見栄え、情報の伝わり方が大きく変わります。
レポートの目的に合わせて最適な並び替えと、小計の取り方や表スタイルなども含めて考えましょう。

ピボットテーブルのデータの並べ替え

ピボットテーブルまたはピボットグラフのデータの並べ替え  /ヘルプ

ヘルプの説明です。データの並べ替えは、ピボットテーブルまたはピボットグラフ内に大量のデータがある場合に便利です。
アルファベット順、最大から最小の値、または最小から最大の値に並べ替えることができます。
並べ替えはデータを整理する 1 つの方法であり、より注視する必要がある特定のアイテムを容易に見つけることができます。

ピボットおじさんの秘訣を紹介します。

先ず、並び替えの選択メニューの表示には、2通りの方法があります。

並び替え
▼ボタン 並び替え・選択
ドロップダウン・メニュー

並び替えは、 ①昇順か降順の「単純並び替え」、②その他の並べ替え「高度な選択」 の2パターンです。   ①「単純並び替え」  ・・ 昇順か降順を選択すれば、直ぐに実行されます。 [オプション無し]  


 ※テキスト エントリはアルファベット順に並べ替えられ、数値は最小から最大 (またはその逆) に並べ替えられ、
  日付または時刻は古い順 (またはその逆) に並べ替えられます。

②「高度な選択」 その他の並び替え ①手動 、②昇順、降順にその他のオプションが追加可能

※詳細なオプションについては、[その他のオプション] をクリックし、
[その他の並べ替えオプション] ダイアログ ボックスで目的のオプションを選択します。

①手動     ・・ アイテムをドラッグしてアイテムを並べ替えます。
②昇順、降順 ・・ 項目の特性に加えて、値フィールドでの並び替え可能  例:合計/数量、合計/売上金額

その他の並び替え
その他の並び替え
その他の並び替えオプション

[自動並べ替え] で、[レポートが更新されるたびに自動的に並べ替える] ボックスをオンまたはオフにして、ピボットテーブル データが更新されたときに自動並べ替えを許可するか、停止するかを指定します。
[並べ替えの第 1 キー] で、使用するユーザー設定の順序を選択します。 このオプションは、[レポートが更新されるたびに自動的に並べ替える] ボックスがオフの場合にのみ使用することができます。
Excel には曜日と月のユーザー設定リストがありますが、並べ替え用の独自のユーザー設定リストを作成することもできます。

注: ユーザー設定リストの並べ替え順序は、ピボットテーブルのデータを更新すると失われます。
[並べ替え] で、[総計] または [選択された列の値] をクリックして、これらの値で並べ替えます。 このオプションは、並べ替えを [手動] に設定した場合は使えません

ピボットおじさんの秘訣: 品目番号順に並び替えしたい場合→小計の取り方、レイアウトは表形式にする

    ① 項目名に番号を付けて、番号の昇順に並び替えする
    ② 品目番号の小計はなし
    ③ レポートのレイアウトをコンパクト形式でなく、表形式に形式にする

番号順
番号順

今回のまとめです。「並び替え」という機能だけでなく、レポートの目的を考えて、効率的な作表をこころがけましょう。