会計データを活用!| 実践管理(1)

多くの中小企業では会計ソフトが使っていても、様々な管理で手がかかっていませんか?
会計ソフトだけでは、解決できません。会計ソフトを補完するツールが必要です。
専用ツールの導入はコストがかかります。エクセルを使うのも大変です。

そんな悩みを抱えている中小企業の皆さまに、お役に立ちたいと、
会計ソフトを補完するエクセル「実践テンプレート」を考案しました。
どの企業でも、直ぐに、簡単に、会計データを活用した管理業務が実践できます。
実証テストを開始しましたので、皆さんに具体的にお役に立てるのも間近です。

会計ソフト会社によるDXへの提言 

2020 年 6 月 25 日、社会的システムのデジタル化による再構築に向けた提言が、出された。
社会的システム・デジタル化研究会(通称 Born Digital 研究会)

我が国会計ソフトの販売本数で65%を占める弥生会計が、取り組みを紹介している。

https://blog.yayoi-kk.co.jp/2020/07/10/born_digital/

弥生会計の取り組み 会計業務から業務の効率化へ 

弥生会計が、積極的に貢献していることは、多くのユーザーが認識している。
  中小企業を主体にユーザー重視の姿勢。
  弥生検定で多くの人の会計知識・スキルの向上に貢献。
  エクセル・・関連情報提供に取り組む  
  ユーザー・会計事務所の評価も高い。

弥生会計は、会計業務から『業務の効率化』に取り組みを広げ、DX推進に貢献しようとしている。

「会計2.0」 約30年前に「弥生会計」が登場。手書き会計が主体であった「会計1.0」が、大きく変化した。
       転記・集計業務が自動化され、スモールビジネスの業務が大幅に効率化されてきた。
「会計3.0」 テクノロジーの力でさらに業務プロセス全体を自動化、効率化を目指し、
       銀行やクレジットカードなどの取引データを 、会計データに変換し、
       入力業務を最小化する取り組みだ。
「業務3.0」 これを、会計業務だけでなく、商取引や人事・給与業務など関連する存在を
       つなぐことによって業務を効率化する、
        スモールビジネスの為の新たな業務プラットフォームづくりだ。

会計ソフトの宿命的な課題

我が国の会計ソフトは、60社、120種類以上で乱立している。
「会計ソフトのガラパゴス化」と評されている。
会計データの活用が不統一で、CSVなどで行うなど、非常に不便である。
 出典:5GACCOUNTING 幻冬舎刊 鈴木 克欣、 岡本 辰徳 著

 私は、長年、製紙会社の経理部門で従事し、会計システムを使ってきた。
 表計算アドバイーザーとして、エクセル活用をお手伝いする過程で、
 会計ソフト=弥生会計と関わってきた。1年半のお付き合いである。
 私のお客様が弥生会計を使っておられるので、そのサポートが必要だ。

「会計ソフト」としての完成度は高くても、それだけでは満足できない。
ユーザーの管理業務は、会計ソフトでは完結できないからだ。
特に、会計データの活用がしにくいという点は、どのソフトも共通である。
私自身、Freee、弥生会計、ツカエル会計を使っているが、一長一短という評価である。

会計ソフトの共通の課題は、
①会計年度単位、月別推移を原則としているため、管理がしにくい
②様々な分析で画面の切替などが煩雑
③予算・実績管理、部門管理などの機能を使いこめない
④会計データをエクセルやCSVデータとして提供されても、
 ユーザー自身が、エクセルが使いこなせていない。
  統合、会計データに管理項目などを追加するなど・・

ユーザーのDXに本当に役立つためには、この課題の解消が難関だ。

会計ソフトを補完するツールは?..

会計ソフトだけでこの課題を解決することは難しいので、
会計ソフトを「補完」するツールが求められる。


会計ソフトのデータ活用を紹介している解説書が5冊ある。
[2021年1月時点]

弥生会計を前提に、エクセルの様々な使い方と、知識が紹介されている。
この中では、井ノ上陽一先生の著書が、エクセルの知識、会計の管理などを
総合的に紹介されていて、皆さんにお薦めしたい本である。

サンプルが提供され、理解したつもりでも、実践できない。
共通しているのは、「解説書限定」の実践である。
実践するために必要な知識が多く、使いこなせるようになるのは大変だ。
①エクセルの知識・・テーブル機能、関数、マクロなど、ピボットテーブルも
②会計の管理の知識・・管理資料、自社のスタイルに合わせる
➂会計データの元データの知識・・販売・購買などシステムの知識も

エクセルの知識が沢山あれば、表は何でもできるという「エクセル神話」。
会社や人が違えば、エクセルの使い方はバラバラのままだ。
エクセルは25年経っても、実務で実践するスタイルは、統一できていない。
私は、エクセルの「常識」が、ユーザー自身を悩ませ続けていると思っている。

エクセルの常識を変える「データ活用」

エクセルを実務で実践するには、「逆転の発想」がポイントだ!
私は、ピボットテーブル機能を実務に活用することを、25年間追究してきた。
データベースを元に「データ活用」を直ぐに実現する実践ノウハウを、確立した。
現在、皆さんが使っているエクセルが、ピボットテーブルを使って、
「エクセル・システム」にレベルアップでが可能になるのだ。

さらに、エクセルの新機能「取得と変換」と組み合わせれば、
『データ管理・分析ツール』として活用することが容易になった。
この成果を、みんなで使えるようにしたのが「実践テンプレート」である。
この「実践テンプレート」を使えば、エクセルで苦労することは無くなるのだ。

実践テンプレートなら、直ぐに「使える」。
実践ノウハウは、これを学んで、使いながら、さらにレベルアップしていく。
これが、中小企業での「データ経営」、DXの実践手法だと考えている。

「実践管理」で会計ソフトを補完する

会計ソフトだけで、ユーザーを満足させようにするのは、無理がある。
そもそも、会計ソフトのユーザーは、会計ソフト、エクセル、さらに、他のシステムも使っている。
これら全体をどう効率化するか、という視点が欠けている。
「木を見て森を見ず」である。

会計ソフトも、エクセルも、他のシステムも、「データ」でつながっている。
これは、当たり前のことだが、それを活かせていない。
特に、エクセルは知識さえあれば、何でもできると思われて、
みんなが、バラバラに使っている。これでは、解決できない!

エクセルを「データ活用ツール」として使えば、
みんなが共通で楽に解決できる。

それぞれのツールの有効活用=入力の最小化、出力の最大化、が見えてくる。
これが、「実践管理」だ。データ、ツール、スキルの3要素の連係が必要だ。
会計ソフトを補完する会計管理システムとが、「実践テンプレート」会計版である。

実践テンプレートはだれでも直ぐに使えます!

この実践テンプレートは、細切れのサンプルと違って、「完成形=システム」である。
どの企業でも、誰でも使い方は共通である。
勘定科目、部門のカスタマイズの微調整で、直ぐに運用が可能である。
会計データをエキスポートし、エクセル・実践テンプレートにデータを取込む。
ピボットテーブルでデータ分析を行うように、仕込んである。
管理レポートは、いろいろなパターンが既に用意しているので、
データをフィルタで絞り込みして、使っていくことになる。
関数、マクロなどのエクセルの高度な知識は必要なく、
ピボットテーブルの「使い方」に慣れるだけで、実践が可能になる。

会計データに加えて、経営管理などの管理データを追加し、予算実績管理、
さらには販売、原価管理にも展開できる。

だから、サンプルから個別に対応する「常識的」なエクセルの悩みから、
ユーザーを解放してくれる。ピボットテーブルの「使い方」でほとんど済むので、
サポートもしやすくなる。

エキスポート・データの活用事例[抜粋]
①最新データをエキスポート
②「データ更新」クリックで 、常に最新の様々なレポートに更新されます。
1.残高試算表
2.仕訳日記帳
3.総勘定元帳

実証段階から実践の実現へ

私は、この「実践テンプレート」会計版を、
皆さんに安心して使っていただくために、改良を続けている。

実践テンプレートは、一般的なエクセルで作成するスタイルとは違う。
ピボットテーブル、取得と変換という、機能の応用操作である。
会計だけでなく販売管理など、元データの違いはあっても、
ピボットテーブル機能の使い方は共通である。
この実践ノウハウを理解できれば、どんどん使える。

実証に協力していただいている会社さんでは、基本的な使い方に慣れてくると、
もっと使い込みたいという要望をいただくことが多い。
こうした要望から、実践ノウハウが充実して、さらに使いやすいものになると思う。

実践テンプレートでDXを始めよう

中小企業ではエクセルを使いこなせていない方が、本当に多い。
というより、使える人が非常に少ない。というのが事実だ。
エクセルの初心者でも、共通のテンプレートを使いながら、
慣れてもらうスタイルなら、みんなが実践できるようになる。
だから、統一した実践活用の確立が必要なのだ。

エクセルの「常識」から脱皮し、データ活用を実現する実践テンプレート。
この手法を皆さんに広く使って欲しい。
エクセルをある程度使いこなしている方なら、大丈夫!
是非、私の取り組んでいる、実践ノウハウの統一化、
サポート体制の確立に協力していただきたい。

会計ソフトだけではDXは実現できません。
会計データを活用するツールと組み合わせれば、
DXはスタートできます。
是非、一緒にDXを目指しましょう!

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