奮闘記(10)実務に必須の隠れ技

ピボットおじさんの奮闘記として、25年のノウハウのトピックスを紹介してきました。
今回が最終回です。ピボットテーブルを実務に使うのに必須の隠れ技をご紹介します。

ピボットテーブルは「データ」そのものです

ピボットテーブルでレポートを作る ・・ 目に見えるのは、 元データ、レポート の2つです。
実は、目に見えない=隠れた、計算データがあります。
これが、「データキャッシュ」です。
この隠れた「データキャッシュ」は、元データ全部を含んでいる、「データ」そのものです。
便利なピボットテーブルですが、「データ」のセキュリティを理解してトラブルを防止しましょう。

ピボットテーブルのコピーについて

ピボットテーブルのコピーは2つで、大きな違いがあります
①ピボットテーブルのCOPY ・・   ピボットテーブルそのものを使用。
②ピボットテーブルの一部COPY ・・ レポートに編集して使用
   

ピボットテーブルのCOPY
ピボットテーブルのCOPY

①ピボットテーブルのCOPY

ピボットテーブルのレポートは、計算されたデータキャシュから表示されています。
データキャッシュを含むピボットテーブルのCOPYです。ピボットテーブルが追加されます。  

ピボットテーブルのままです。
フィルターや、項目の移動などに使うなら、ワークシート全体のCOPYをお薦め。
項目名   ・・変更可能
値フィールド・・変更不可

②ピボットテーブルの一部COPY

ピボットテーブル全体でなく、表示されている領域のCOPYです。
レポートなどに編集して使えます。
項目名   ・・変更可能
値フィールド・・変更可能

ピボットテーブル「データキャッシュ」を理解しよう!

ピボットテーブルのデータについて
①データキャッシュ
②ピボットテーブルの データ更新
③ピボットテーブルは「データ」そのもの・・セキュリティ

①データキャッシュ

ピボット テーブル レポートのデータ キャッシュは、
内部のメモリ、レポートのデータを格納する
Microsoft Office Excel で使用されるコンピューター上の領域です。
Excel ではパフォーマンスを向上させるしをブックのサイズを小さくするために、
同じセル範囲またはデータ接続に基づく 2 つ以上のピボット テーブル レポートの
ピボット テーブル データのキャッシュを自動的に共有しています。

データキャシュ
データキャッシュ

ピボットテーブルは、集計元のデ-タソースより「データキャッシュ」が生成され、
データキャッシュを参照したピボットテーブルが作成される2段階です。
同じデータソースで、データキャッシュを共有することで、
ファイル容量圧縮、計算時間の短縮につながります。
スライサー、集計フィールドの数式、グループ化も共有されます。

また、データキャッシュを区別することも可能です。
グループ化の共有を避けるため別にする方もいます。

ヘルプでの説明です。
ピボットテーブル レポート間のデータ キャッシュの共有解除
既定では、ピボット テーブル レポートの同じデータ ソースに基づく-ワークシート
またはデータ接続のセル範囲、データ キャッシュの共有は、
いくつかの方法を使用してこのデータ キャッシュの共有を解除することができます。

Excel2007からデータキャシュを区分する方法が複雑になっています。
グループ化よりも項目を追加することをお薦めします。

②ピボットテーブルのデータ更新

データ更新は、データキャッシュ単位で行います。
これにつながる全てのピボットテーブルが更新されます。
同じデータソースでも、データキャシュが異なると更新されません。
「すべて更新」で、一度に全部更新されます。

データキャシュは、項目名など古いアイテムが残っています。
これがあるとフィルターが使いにくくなるので
「オプション/データ/データソースから削除されたアイテム」
 1フィールドに保持されるアイテムの数 自動→なし に変更、「更新」すればクリアされます。

不要アイテムのクリア
不要アイテムのクリア

セキュリティについて

ピボットテーブルは「データ」そのものです。
ピボットテーブルの取り扱いは、慎重にしてください。

「ドリルスルー」で明細データが出てきます!

ピボットテーブルの便利な使い方で、「ドリルスルー」が紹介されています。
値フィールドのセルをダブルクリックすると、計算された対象の元データが、
別のシートに出力できます。
「総合計」のセルをクリックすると、全部のデータが取り出せます。

ピボットテーブルのデータ設定

ピボットテーブルのオプション /データ/ピボットテーブルのデータの設定を
確認してください。
  ファイルに元のデータを保存する・・ データキャッシュが残ります
  詳細を表示可能にする     ・・ ドリルスルー(明細出力)可能
  ファイルを開くときに更新する ・・ データを残さない場合の対応  

ピボットテーブルのデータ
ピボットテーブルのデータ

①データーの使用権限を明確にする

全社データの管理者、部門データの管理者、担当者で、
元データーのアクセス権限、Excelシートの使用権限を決める

データベースがある会社・・閲覧権限
データベースが無い会社・・Excelシートの使用権限
の2区分で対応します。

Excelシートにパスワード・・部門長以上に設定するなど
                セキュリティ確保も

②ピボットテーブルをメールで送付しない・・×そのまま

ピボットテーブルの元データを削除して、ピボットテーブルだけにしても、
データキャッシュは、隠れて残っています。
どんなに小さなレポートでも、項目の組み換えで、全件表示可能になります。
ピボットテーブルを送らずに、「値」レポートに加工して送る 
パスワードをつけることも必要です。

◎ピボットテーブルは「データキャッシュ」を正しく使いましょう!

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