ピボットテーブルでレポートを作る　・・　目に見えるのは、　元データ、レポート　の２つです。
実は、目に見えない＝隠れた、計算データがあります。
これが、「データキャッシュ」です。
この隠れた「データキャッシュ」は、元データ全部を含んでいる、「データ」そのものです。
便利なピボットテーブルですが、「データ」のセキュリティを理解してトラブルを防止しましょう。

ピボットテーブルのコピーについて

ピボットテーブルのコピーは２つで、大きな違いがあります
①ピボットテーブルのＣＯＰＹ　・・　　　ピボットテーブルそのものを使用。
②ピボットテーブルの一部ＣＯＰＹ　・・　値をレポートに編集して使用
　　　

①ピボットテーブルのＣＯＰＹ

ピボットテーブルのレポートは、計算されたデータキャシュから表示されています。
データキャッシュを含むピボットテーブルのＣＯＰＹです。ピボットテーブルが追加されます。　　

ピボットテーブルのままです。
フィルターや、項目の移動などに使うなら、ワークシート全体のＣＯＰＹをお薦め。
項目名　　　・・変更可能
値フィールド・・変更不可

②ピボットテーブルの一部ＣＯＰＹ

ピボットテーブル全体でなく、表示されている領域の「値」ＣＯＰＹです。
レポートなどに編集して使えます。
項目名　　　・・変更可能
値フィールド・・変更可能

「データキャッシュ」を理解しよう！

ピボットテーブルが便利なのは、データキャッシュのお陰です。
目に見えませんが、「データ」そのもので、様々なレポートを可能にしてくれます。
ピボットテーブルを使いこなすには、データキャッシュを理解することが必要です。

①データキャッシュの仕組み

ピボットテーブルレポートのデータキャッシュは、
内部のメモリ、レポートのデータを格納する
Microsoft Office Excel で使用されるコンピューター上の領域です。
Excel ではパフォーマンスを向上させるしをブックのサイズを小さくするために、
同じセル範囲またはデータ接続に基づく 2 つ以上のピボットテーブルレポートの
ピボットテーブルデータのキャッシュを自動的に共有しています。

ピボットテーブルは、集計元のデ－タソースより「データキャッシュ」が生成され、
パソコンのメモリに記憶されます。元データ　と　レポート別の計算データです。

このデータキャッシュから、
４つのボックスに、項目や集計値を配置して
ピボットテーブルを表示する　　という２段階です。
これが「ピボット」＝回旋で、
様々なレイアウトで「見える化」できます。

データソースを共有したデータキャッシュにすると、
ファイル容量圧縮、計算時間の短縮につながります。
スライサー、集計フィールドの数式、グループ化、集計アイテムは、
同一のデータキャッシュで共有する機能です。
しかし、グループ化や、集計アイテムは、
ピボットテーブル全部に自動で追加表示されるので、
表示対応が面倒になります。
これを避けるために、データキャッシュを区分けする方法をお薦めします。

②データキャッシュを区別する方法！

ＯＦＦＩＣＥサポートの説明です。翻訳で非常に判りにくいです。
ピボットテーブルレポート間のデータキャッシュの共有解除

〇ピボットテーブル・ウィザード　を　使う

　　Altキー　+　D　+　P　
　　で　ウイザードが表示できます。
　
　Excel2003までは、このウイザードで、ピボットテーブルを作成しました。
　現在は、手動で起動できます。　　　

　ウイザードは、２００３までの形式になっているため、
　ピボットテーブルの元データとして、テーブルは認識されません。
　自動で範囲(起点：終点)を認識します。
　テーブルと、認識範囲で、データソースが違うので、
　データキャッシュは区別されます。

　範囲もしくは名前が同じ場合は、次のアラームが表示され、
いいえ（N）を選択すれば、データキャッシュが区別されます。

〇同じデータ範囲でも、違う名前に変更する

・データソースがテーブルの場合には、別の「名前」にして登録。
・ピボットテーブル／データソースの変更で、
　　範囲を、追加した名前に、置換えます。
　この手順で、同じ範囲でも、名前が違うので、
　データキャッシュは別のピボットテーブルに、変更できます。

　データキャッシュには名前がついていないので、
　①の方法では、非常に判りにくいです。
　②の名前を追加して、範囲の入替をする方法を、お薦めします。

　既定では、ピボットテーブルレポートの同じデータソースに基づく-ワークシート
　またはデータ接続のセル範囲、データキャッシュの共有は、
　いくつかの方法を使用してこのデータキャッシュの共有を解除することができます。

➂ピボットテーブルのデータ更新

「更新」は、データキャッシュ単位です。
同じデータキャッシュのピボットテーブル全部が更新されます。

同じデータソースでも、データキャシュが異なると更新されません。
「すべて更新」は、エクセル・ブックの
　全てのデータキャッシュ（ピボットテーブル）が、全部更新されます。

　（注）ピボットテーブルだけでなく、パワークエリも全部更新の対象になります。

④削除されたアイテムの除去

データキャッシュは、項目名など古いアイテムが残っています。
これがあるとフィルターが使いにくくなるので
「オプション/データ/データソースから削除されたアイテム」
　1フィールドに保持されるアイテムの数　自動→なし　に変更、「更新」すればクリアされます。

セキュリティについて

ピボットテーブルは「データ」そのものです。
ピボットテーブルの取り扱いは、慎重にしてください。

「ドリルスルー」で明細データが出力されます！

ピボットテーブルの便利な使い方で、「ドリルスルー」が紹介されています。
値フィールドのセルをダブルクリックすると、計算された対象の元データが、
別のシートに出力できます。
「総合計」のセルをクリックすると、全部のデータが取り出せます。
（注意）表示されているレポートのデータキャッシュからの出力です。　

ピボットテーブルのデータ設定

ピボットテーブルのオプション／データ／ピボットテーブルのデータの設定を
確認してください。
　　ファイルに元のデータを保存する・・　データキャッシュが残ります
　　詳細を表示可能にする　　　　　・・　ドリルスルー(明細出力)可能
　　ファイルを開くときに更新する　・・　データキャッシュを残さない場合の対応　　

①データーの使用権限を明確にする

全社データの管理者、部門データの管理者、担当者で、
元データーのアクセス権限、Ｅｘｃｅｌシートの使用権限を決める

データベースがある会社・・閲覧権限
データベースが無い会社・・Ｅｘｃｅｌシートの使用権限
の２区分で対応します。

Ｅｘｃｅｌシートにパスワード・・部門長以上に設定するなど
　　　　　　　　　　　　　　　　セキュリティ確保も

②ピボットテーブルをメールで送付しない・・×そのまま

ピボットテーブルの元データを削除して、ピボットテーブルだけにしても、
データキャッシュは、隠れて残っています。
どんなに小さなレポートでも、項目の組み換えで、全件表示可能になります。
ピボットテーブルを送らずに、「値」レポートに加工して送る　
パスワードをつけることも必要です。

◎ピボットテーブルは「データキャッシュ」を正しく理解して使おう！

データ経営を目指す/実践管理　最新プログ

現在執筆中で２０２２年３月公開の予定です。
「実践ピボットテーブル入門」でピボットテーブルの詳細をご紹介します！
はじめに　エクセルを「感動」のツールにしよう　の要約を紹介しています。

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カテゴリー: ピボットおじさんの奮闘記

タグ: データキャッシュピボットテーブルのコピー

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