奮闘記(10)実務に必須の隠れ技

ピボットおじさんの奮闘記として、25年のノウハウのトピックスを紹介してきました。
今回が最終回です。ピボットテーブルを実務に使うのに必須の隠れ技をご紹介します。

ピボットテーブルは「データ」そのものです

ピボットテーブルでレポートを作る ・・ 目に見えるのは、 元データ、レポート の2つです。
実は、目に見えない=隠れた、計算データがあります。
これが、「データキャッシュ」です。
この隠れた「データキャッシュ」は、元データ全部を含んでいる、「データ」そのものです。
便利なピボットテーブルですが、「データ」のセキュリティを理解してトラブルを防止しましょう。

ピボットテーブルのコピーについて

ピボットテーブルのコピーは2つで、大きな違いがあります
①ピボットテーブルのCOPY ・・   ピボットテーブルそのものを使用。
②ピボットテーブルの一部COPY ・・ 値をレポートに編集して使用
   

ピボットテーブルのCOPY
ピボットテーブルのCOPY

①ピボットテーブルのCOPY

ピボットテーブルのレポートは、計算されたデータキャシュから表示されています。
データキャッシュを含むピボットテーブルのCOPYです。ピボットテーブルが追加されます。  

ピボットテーブルのままです。
フィルターや、項目の移動などに使うなら、ワークシート全体のCOPYをお薦め。
項目名   ・・変更可能
値フィールド・・変更不可

②ピボットテーブルの一部COPY

ピボットテーブル全体でなく、表示されている領域の「値」COPYです。
レポートなどに編集して使えます。
項目名   ・・変更可能
値フィールド・・変更可能

「データキャッシュ」を理解しよう!

ピボットテーブルが便利なのは、データキャッシュのお陰です。
目に見えませんが、「データ」そのもので、様々なレポートを可能にしてくれます。
ピボットテーブルを使いこなすには、データキャッシュを理解することが必要です。

①データキャッシュの仕組み

ピボット テーブル レポートのデータ キャッシュは、
内部のメモリ、レポートのデータを格納する
Microsoft Office Excel で使用されるコンピューター上の領域です。
Excel ではパフォーマンスを向上させるしをブックのサイズを小さくするために、
同じセル範囲またはデータ接続に基づく 2 つ以上のピボット テーブル レポートの
ピボット テーブル データのキャッシュを自動的に共有しています。

データキャッシュ

ピボットテーブルは、集計元のデ-タソースより「データキャッシュ」が生成され、
パソコンのメモリに記憶されます。元データ と レポート別の計算データです。

このデータキャッシュから、
4つのボックスに、項目や集計値を配置して
ピボットテーブルを表示する  という2段階です。
これが「ピボット」=回旋で、
様々なレイアウトで「見える化」できます。

データソースを共有したデータキャッシュにすると、
ファイル容量圧縮、計算時間の短縮につながります。
スライサー、集計フィールドの数式、グループ化、集計アイテムは、
同一のデータキャッシュで共有する機能です。
しかし、グループ化や、集計アイテムは、
ピボットテーブル全部に自動で追加表示されるので、
表示対応が面倒になります。
これを避けるために、データキャッシュを区分けする方法をお薦めします。


②データキャッシュを区別する方法!

OFFICEサポートの説明です。翻訳で非常に判りにくいです。
ピボットテーブル レポート間のデータ キャッシュの共有解除

ピボットテーブル・ウィザード を 使う

  Altキー + D + P 
  で ウイザードが表示できます。
 
 Excel2003までは、このウイザードで、ピボットテーブルを作成しました。
 現在は、手動で起動できます。   

 ウイザードは、2003までの形式になっているため、
 ピボットテーブルの元データとして、テーブルは認識されません。
 自動で範囲(起点:終点)を認識します。
 テーブルと、認識範囲で、データソースが違うので、
 データキャッシュは区別されます。

 範囲もしくは名前が同じ場合は、次のアラームが表示され、
いいえ(N)を選択すれば、データキャッシュが区別されます。

同じデータ範囲でも、違う名前に変更する

・データソースがテーブルの場合には、別の「名前」にして登録。
・ピボットテーブル/データソースの変更で、
  範囲を、追加した名前に、置換えます。
 この手順で、同じ範囲でも、名前が違うので、
 データキャッシュは別のピボットテーブルに、変更できます。

 データキャッシュには名前がついていないので、
 ①の方法では、非常に判りにくいです。
 ②の名前を追加して、範囲の入替をする方法を、お薦めします。

 既定では、ピボット テーブル レポートの同じデータ ソースに基づく-ワークシート
 またはデータ接続のセル範囲、データ キャッシュの共有は、
 いくつかの方法を使用してこのデータ キャッシュの共有を解除することができます。

➂ピボットテーブルのデータ更新

「更新」は、データキャッシュ単位です。
同じデータキャッシュのピボットテーブル全部が更新されます。

同じデータソースでも、データキャシュが異なると更新されません。
「すべて更新」は、エクセル・ブックの
 全てのデータキャッシュ(ピボットテーブル)が、全部更新されます。

 (注)ピボットテーブルだけでなく、パワークエリも全部更新の対象になります。

削除されたアイテムの除去

データキャッシュは、項目名など古いアイテムが残っています。
これがあるとフィルターが使いにくくなるので
「オプション/データ/データソースから削除されたアイテム」
 1フィールドに保持されるアイテムの数 自動→なし に変更、「更新」すればクリアされます。

不要アイテムのクリア
不要アイテムのクリア

セキュリティについて

ピボットテーブルは「データ」そのものです。
ピボットテーブルの取り扱いは、慎重にしてください。

「ドリルスルー」で明細データが出力されます!

ピボットテーブルの便利な使い方で、「ドリルスルー」が紹介されています。
値フィールドのセルをダブルクリックすると、計算された対象の元データが、
別のシートに出力できます。
「総合計」のセルをクリックすると、全部のデータが取り出せます。
(注意)表示されているレポートのデータキャッシュからの出力です。 

ピボットテーブルのデータ設定

ピボットテーブルのオプション /データ/ピボットテーブルのデータの設定を
確認してください。
  ファイルに元のデータを保存する・・ データキャッシュが残ります
  詳細を表示可能にする     ・・ ドリルスルー(明細出力)可能
  ファイルを開くときに更新する ・・ データキャッシュを残さない場合の対応  

ピボットテーブルのデータ
ピボットテーブルのデータ

①データーの使用権限を明確にする

全社データの管理者、部門データの管理者、担当者で、
元データーのアクセス権限、Excelシートの使用権限を決める

データベースがある会社・・閲覧権限
データベースが無い会社・・Excelシートの使用権限
の2区分で対応します。

Excelシートにパスワード・・部門長以上に設定するなど
                セキュリティ確保も

②ピボットテーブルをメールで送付しない・・×そのまま

ピボットテーブルの元データを削除して、ピボットテーブルだけにしても、
データキャッシュは、隠れて残っています。
どんなに小さなレポートでも、項目の組み換えで、全件表示可能になります。
ピボットテーブルを送らずに、「値」レポートに加工して送る 
パスワードをつけることも必要です。

◎ピボットテーブルは「データキャッシュ」を正しく理解して使おう!

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