奮闘記（10）実務に必須の隠れ技
ピボットおじさんの奮闘記として、２５年のノウハウのトピックスを紹介してきました。
今回が最終回です。ピボットテーブルを実務に使うのに必須の隠れ技をご紹介します。
ピボットテーブルは「データ」そのものです
ピボットテーブルでレポートを作る ・・ 目に見えるのは、 元データ、レポート の２つです。
実は、目に見えない＝隠れた、計算データがあります。
これが、「データキャッシュ」です。
この隠れた「データキャッシュ」は、元データ全部を含んでいる、「データ」そのものです。
便利なピボットテーブルですが、「データ」のセキュリティを理解してトラブルを防止しましょう。
ピボットテーブルのコピーについて
ピボットテーブルのコピーは２つで、大きな違いがあります
①ピボットテーブルのＣＯＰＹ ・・ ピボットテーブルそのものを使用。
②ピボットテーブルの一部ＣＯＰＹ ・・ 値をレポートに編集して使用
①ピボットテーブルのＣＯＰＹ
ピボットテーブルのレポートは、計算されたデータキャシュから表示されています。
データキャッシュを含むピボットテーブルのＣＯＰＹです。ピボットテーブルが追加されます。
ピボットテーブルのままです。
フィルターや、項目の移動などに使うなら、ワークシート全体のＣＯＰＹをお薦め。
項目名 ・・変更可能
値フィールド・・変更不可
②ピボットテーブルの一部ＣＯＰＹ
ピボットテーブル全体でなく、表示されている領域の「値」ＣＯＰＹです。
レポートなどに編集して使えます。
項目名 ・・変更可能
値フィールド・・変更可能
「データキャッシュ」を理解しよう！
ピボットテーブルが便利なのは、データキャッシュのお陰です。
目に見えませんが、「データ」そのもので、様々なレポートを可能にしてくれます。
ピボットテーブルを使いこなすには、データキャッシュを理解することが必要です。
①データキャッシュの仕組み
ピボット テーブル レポートのデータ キャッシュは、
内部のメモリ、レポートのデータを格納する
Microsoft Office Excel で使用されるコンピューター上の領域です。
Excel ではパフォーマンスを向上させるしをブックのサイズを小さくするために、
同じセル範囲またはデータ接続に基づく 2 つ以上のピボット テーブル レポートの
ピボット テーブル データのキャッシュを自動的に共有しています。
ピボットテーブルは、集計元のデ－タソースより「データキャッシュ」が生成され、
パソコンのメモリに記憶されます。元データ と レポート別の計算データです。
このデータキャッシュから、
４つのボックスに、項目や集計値を配置して
ピボットテーブルを表示する という２段階です。
これが「ピボット」＝回旋で、
様々なレイアウトで「見える化」できます。
データソースを共有したデータキャッシュにすると、
ファイル容量圧縮、計算時間の短縮につながります。
スライサー、集計フィールドの数式、グループ化、集計アイテムは、
同一のデータキャッシュで共有する機能です。
しかし、グループ化や、集計アイテムは、
ピボットテーブル全部に自動で追加表示されるので、
表示対応が面倒になります。
これを避けるために、データキャッシュを区分けする方法をお薦めします。
②データキャッシュを区別する方法！
ＯＦＦＩＣＥサポートの説明です。翻訳で非常に判りにくいです。
ピボットテーブル レポート間のデータ キャッシュの共有解除
〇ピボットテーブル・ウィザード を 使う
Altキー + D + P
で ウイザードが表示できます。
Excel2003までは、このウイザードで、ピボットテーブルを作成しました。
現在は、手動で起動できます。
ウイザードは、２００３までの形式になっているため、
ピボットテーブルの元データとして、テーブルは認識されません。
自動で範囲(起点：終点)を認識します。
テーブルと、認識範囲で、データソースが違うので、
データキャッシュは区別されます。
範囲もしくは名前が同じ場合は、次のアラームが表示され、
いいえ（N）を選択すれば、データキャッシュが区別されます。
〇同じデータ範囲でも、違う名前に変更する
・データソースがテーブルの場合には、別の「名前」にして登録。
・ピボットテーブル／データソースの変更で、
範囲を、追加した名前に、置換えます。
この手順で、同じ範囲でも、名前が違うので、
データキャッシュは別のピボットテーブルに、変更できます。
データキャッシュには名前がついていないので、
①の方法では、非常に判りにくいです。
②の名前を追加して、範囲の入替をする方法を、お薦めします。
既定では、ピボット テーブル レポートの同じデータ ソースに基づく-ワークシート
またはデータ接続のセル範囲、データ キャッシュの共有は、
いくつかの方法を使用してこのデータ キャッシュの共有を解除することができます。
➂ピボットテーブルのデータ更新
「更新」は、データキャッシュ単位です。
同じデータキャッシュのピボットテーブル全部が更新されます。
同じデータソースでも、データキャシュが異なると更新されません。
「すべて更新」は、エクセル・ブックの
全てのデータキャッシュ（ピボットテーブル）が、全部更新されます。
（注）ピボットテーブルだけでなく、パワークエリも全部更新の対象になります。
④削除されたアイテムの除去
データキャッシュは、項目名など古いアイテムが残っています。
これがあるとフィルターが使いにくくなるので
「オプション/データ/データソースから削除されたアイテム」
1フィールドに保持されるアイテムの数 自動→なし に変更、「更新」すればクリアされます。
セキュリティについて
ピボットテーブルは「データ」そのものです。
ピボットテーブルの取り扱いは、慎重にしてください。
「ドリルスルー」で明細データが出力されます！
ピボットテーブルの便利な使い方で、「ドリルスルー」が紹介されています。
値フィールドのセルをダブルクリックすると、計算された対象の元データが、
別のシートに出力できます。
「総合計」のセルをクリックすると、全部のデータが取り出せます。
（注意）表示されているレポートのデータキャッシュからの出力です。
ピボットテーブルのデータ設定
ピボットテーブルのオプション ／データ／ピボットテーブルのデータの設定を
確認してください。
ファイルに元のデータを保存する・・ データキャッシュが残ります
詳細を表示可能にする ・・ ドリルスルー(明細出力)可能
ファイルを開くときに更新する ・・ データキャッシュを残さない場合の対応
①データーの使用権限を明確にする
全社データの管理者、部門データの管理者、担当者で、
元データーのアクセス権限、Ｅｘｃｅｌシートの使用権限を決める
データベースがある会社・・閲覧権限
データベースが無い会社・・Ｅｘｃｅｌシートの使用権限
の２区分で対応します。
Ｅｘｃｅｌシートにパスワード・・部門長以上に設定するなど
セキュリティ確保も
②ピボットテーブルをメールで送付しない・・×そのまま
ピボットテーブルの元データを削除して、ピボットテーブルだけにしても、
データキャッシュは、隠れて残っています。
どんなに小さなレポートでも、項目の組み換えで、全件表示可能になります。
ピボットテーブルを送らずに、「値」レポートに加工して送る
パスワードをつけることも必要です。
◎ピボットテーブルは「データキャッシュ」を正しく理解して使おう！
データ経営を目指す/実践管理 最新プログ
現在執筆中で２０２２年３月公開の予定です。
「実践ピボットテーブル入門」でピボットテーブルの詳細をご紹介します！
はじめに エクセルを「感動」のツールにしよう の要約を紹介しています。
