テンプレートと雛形化| 表計算アドバイザー(6)

ピボットテーブル専用のテンプレートは、以前ご紹介しています。
今回は、「ソフト別テンプレート」、「雛形化」の実例をご紹介します。

ピボットテーブルのテンプレート | 表計算アドバイザー(3)
https://meguseed.com/2019/11/08/template/

実務・経営管理をExcel で!| 表計算アドバイザー(4)
https://meguseed.com/2019/12/11/excelmanagement/

DWH・データマート・実務活用

DWH(データウェアハウス)とは、企業の業務において発生したさまざまな情報を時系列に保管した データベースです。
データマートとは、データウェアハウスに保管された各データの中から、
「目的」に合わせて必要なものだけを抜き出したデータベース。
データウェアハウスとデータマートを組み合わせて、ビジネス情報を一元管理できます。
(小規模な企業では、データマートがデータウェアハウスを兼ねることもあります)   boxil.jp より

実務活用は、データベース、DWH、データマート、という既存データに、実務管理の分析項目を追加し「実務活用データ」へ整備します。
実務活用データを、Excel・ピボットテーブルで分析・比較し、情報を得ることです。
テンプレートの活用、「雛形化」は、実務活用データを整備して、実務活用の導入を容易にします。

ERP⇒DWHの変更 ピボットテーブルで全レポート作成

製紙会社子会社の経理部長の時に、ERPの専用DWHで管理レポート約50表を使っていました。
Enterprise Resource Planning 統合基幹業務システム

利用者が制限され、原価管理のレポートが不完全などの問題点がありました。
2007年に製紙会社のDWH変更が実施されました。
管理レポートは全てピボットテーブルで作成しました。

ERP ~ DWH データ抽出~Excelピボットテーブル

DWH変更
DWHの変更

先ず、業務別のデータマートを整備し、Excelにピボットテーブルのレポートを組み込みました。
そのレポートを組換えて、レポートを追加して、業務別Excelテンプレートを作成しました。
ピボットテーブルの使い方は共通です。夫々のデータ項目に合わせて、行・列フィールドを組み替えれば、
業務別テンプレートを作成できます。こうして、20ファイルのテンプレートに、80表を作成しました。

ピボットテーブルの使い方で、予算・実績比較などの分析の向上が図れました。
原価管理の不具合も、計算ロジックを見直し、ピボットテーブルを活用できるように改良しました。
管理・分析資料を皆が使える「実務活用」の原型と位置づけています。

ERP~DWH~ピボットテーブル

テンプレートを雛形化 皆で使う
⇒「実務活用」はシステムに進化する

各担当者は、自分の業務別のExcelテンプレートに、DWHからデータを抽出して、レポートを利用します。
このスタイルが「雛形化」です。担当によりデータは異なっても、共通のExcelを使用する「システム」となります。
皆で使用できるようにするため、「使い方」を教育することが「必要です。

Excelだけで販売管理 100人で実施

製紙会社の子会社F社は営業部門100人。売上データはDWHで利用できましたが、
利用者が限定され、データも未整備で、販売管理で手が掛かっていました。

実績管理は、売上データを取得し、全社管理Excelで集計、予実績管理をします。
次に、テンプレートExcelに各担当のデータを貼付けて、各担当別Excelに分割します。
このExcelを各部門の共通キャビネットに掲載して、随時管理できるようになりました。
数表はそのまま使えるので、コメントなどのポイント報告で済ませられます。

予算編成も、実績データを組み替えて、全社予算作成データを作り、各担当別に予算Excelを配付します。
担当者は、予算の入力をするだけで、分析などのレポートで管理できます。
この予算データを上長に送付し、部門集計、全社集計をして、予算編成が完了します。
各担当者の作業は、予算編成時の入力と、毎月のレポートのコメント入力だけになりました。

Excelで販売管理
Excelで販売管理

ソフト別のテンプレート
⇒時系列(複数年)データを整備する

中小企業の会社では、会計ソフトや販売管理ソフトなどを導入しています。
専用ソフトでは、年度毎の管理が可能ですが、複数年度にまたがるレポートは苦手です。
専用ソフトでは難しい経営に役立つ情報を提供する「実務活用」テンプレートを考えました。

「実務活用」には、複数年度での「データベース」を整備する必要があります。
各ソフトのデータをExcel・ピボットテーブルで使えるようにするために、
新機能「取得と変換」などを使ってデータを整備し、共通テンプレートを作成しました。
他の会社でも、ソフトのデータ項目は同一ですので、微調整だけで導入が可能です。

1)会計ソフト ・・ 損益管理、部門別管理、仕訳内訳など
     ⇒年度別データを複数年まとめる。科目・部門を管理用加工する。   
  弥生会計  ・・ 部門別損益管理、予算・実績管理
  freee    ・・  仕訳推移
  ツカエル会計・・ 仕訳推移

2)販売管理ソフト ・・ 請求先別内訳管理など、複数年
    ⇒年度別データを複数年まとめる。販売管理ソフトでの管理を補う。
  ツカエル見積・納品・請求書
  大塚商会 smile

ソフト別実務活用テンプレート

RPAと「テンプレート」「雛形」組み合わせる!!

日本経済新聞出版社刊「RPA ホワイトカラー革命」での紹介など、RPAの導入が加速しています。
これまでシステム化しにくかった作業を、RPAで「ロボット化」しやすくなりました。
ExcelもVBAマクロでの自動化がされていましたが、Pythonが使われ始めて、
DXが進められています。

RPAは、会社業務の「川上=INPUT」の問題解決に大いに役立ちます。
DWHのデータ作成なども容易にしているでしょう。
さらに「川下=OUTPUT」も「定型的なレポート」を提供し改善につなげています。

RPAは、定型的なレポートの作成が得意です。
しかし、担当者が様々な分析をして情報を得る「非定型的な作業」には、
「ピボットテーブル」が向いています。
RPAでもピボットテーブルは使われていますが、
一般的な知識ではピボットテーブルを使いこなせません。

実務活用を進めるなら、是非、私の実践ノウハウを活用してください。
RPAで、テンプレートを「雛形化」して、担当者~経営層まで皆が使って、
情報の共有化などの実務活用が実現します。