実務活用に必要なノウハウについて|PDCM (1)

実務活用の習得ステップは運転免許と同じです!

自動車運転免許は、自動車学校に通って学科・実技を学び、試験に合格して取得します。
多くの皆さんがExcelを使って仕事をしています。でも、皆さん苦労しています。
Excelの習得は、本を読む、パソコンスクールに通う、MOS検定の資格試験など・・
これは、Excelの知識、「学科」に相当します。勉強すれば知識は増えます。
実務での使い方、これは「実技」です。会社や人が違うと皆バラバラです。
皆さんは、「Excelの知識」と「Excelの実技」は同じものだと思い込んできました。
Excelの「実技」は25年経っても、教習所もないし、誰も教えていません。
Excel実務活用の習得は、「学科」と「実技」の両方。運転免許と同じです。
今、BI[ビジネス・インテリジェンス]が注目されています。
Excelの取得と変換、テーブル、ピボットテーブル機能を活用すれば、
BIに近づくことが可能になります。

学科と実技の両方必要

PDCMは実務活用に特化した学科です!

BI[ビジネス・インテリジェンス]が注目され、専用ツールが使われています。
Excel・ピボットテーブルではBIは実現できないとされています。
しかし、Excelも進化し、「テーブル」、「データの取得と変換」機能が使えるようになりました。
ピボットテーブルも「スライサー」などの武器も加えて、ようやく出番が回ってきたようです。
PowerPivotも登場しました。「データの取得と変換」を使えばピボットテーブルでも対応できます。
ExcelでBIを始めてみませんか。必要なら、PowerBIなどの専用ツールに移行すれば良いのです。
ピボットテーブルは、データ分析の基本です。データを整備しなければ、BIは活用できません。

PDCMは、実務活用に特化したノウハウです。PDCMは、BIに通ずるノウハウです。
PDCMは、実務活用の「学科」です。
Excelの知識も、MOS検定などExcelの資格をお持ちの方なら、
特別に難しいものではないので、直ぐに理解できるでしょう。
実務活用に必要な管理手法などの基本知識と組み合わせて、
「実務管理」を実現する総合的なノウハウです。

PDCM

情報は、データを分析=比較・要因解析して得るものです。
「実務活用」では、データを「情報」に変えて、情報を評価して、
最適な実務管理を実践することを追究しています。

会社が異なれば、当然、「事業=商売」は違います。管理手法も、用語も違います。
管理会計、戦略会計、PDCAでは、理論やアプローチは異なっていても、
実践という最終ゴールに登るプロセスは、私の「実務活用」と共通です。
どの会社でも、業務でも、「実務活用データ」を整備し、
ピボットテーブル=データ分析機能を使えば、Excelの利用法は、共通になります。
管理会計も、戦略会計も、PDCAでも、実務活用というやり方で実践できます。
BIにも発展させることが可能になります。

Pピボットテーブル 本当の使い方!

ピボットテーブルの解説書には、作り方から使い方まで、
沢山の機能を説明していますが、自分の仕事で使えますか。
実践になると、どの機能を、どこまで使えば良いのか、判らなくなります。
ユーザーは、自ら使い方を習得しなければなりません。
知識が沢山あっても、実務活用には到達できません。
ピボットテーブルは、実務活用に必要な使い方を学んで実践すれば良いのです。

実務活用で、ピボットテーブルに期待する項目を挙げてみましょう。
 大量のデータ、項目を扱いたい。
 Excelなどの入力は、最小限にしたい。
 様々な切り口で、データを整理・集計したい。
 繰返し業務は、クリック1発で、完了させたい。
 皆が、同じやり方で、データ分析をしたい。
 BIにも通ずるノウハウを習得したい。[計算機能、ダイス分析、スライサー、グラフ]

私は、実務活用に必要なピボットテーブルのノウハウを、5つに分類しています。

1.基本操作 、2.計算機能 、3.比較・選択機能、4.グラフ、
そして、5.レポート作成の注意事項、セキュリティなど

今、皆さんのお手元にピボットテーブルの解説書が1冊あれば、
私のピボットテーブルの実務活用ノウハウで、「実務活用」につながります。

「テンプレート」を使い、ピボットテーブルの実技のレベルを向上します。
「入門・中級」
 ①基本に慣れる
 ②実務活用の例で、総合的に理解する、
「上級・実践」
 ③自分のデータで実務活用を習得する
 ④さらに皆で使う・・

ピボットテーブルの基本・応用操作

Dデータの作り方は?

ピボットテーブルに必要なのは、実務活用データです。
実際に役立つことは当然ですが、実務の負担、効率的な処理も求められます。

〇入力作業はできるだけ重複を避ける。
〇関数など高度な知識は少なくする。
〇大量データを扱えるようにする。

実務活用データ

入力の重複を避けるためには、検索機能、Vlookup関数などが使われています。
ピボットテーブルを使えば、SUMIF関数、COUNTIF関数などを代用できます。

関数の利用
機能の利用

テーブル機能、データの取得と変換の活用をお薦めします。
しかし、テーブル機能は、データ件数が多くなると、弱点があります。
この弱点の解消が、私のノウハウです。

テーブルの弱点と解消ノウハウ

取得と変換は、最近紹介されてきています。
私も、昨年から使い始め、実務活用でも使えるノウハウを蓄積中です。

データの取得と変換

C管理手法は?

実務活用は、実務・経営管理の情報を得て「実践」することです。
情報は、データを分析=比較・要因解析で得るものです。
データを情報に変えるには、管理手法の利用が必要です。
管理会計や戦略会計などの理論や知識を実践するのが、一番の難関です。

C管理

私は、長年、管理会計を実践してきました。
「経済性工学」も勉強しました。
採算計算は「損得計算」です。「損益計算」とは異なります。
投資に限定しないで、日常の意思決定でも使います。
「何をどう行えば儲かるのか」、「損失を小さくできるか」。
短期でも、中長期でも、最善の行動を判断するための情報を追究します。
最近、戦略MG会計の勉強を始めました。理論やアプローチは多少違っていても、
実践を追究していくと「実務活用」と共通点が多くなるようです。
戦略MG会計の実践にも、私のノウハウはお役に立つと思います。

分析は、①比較、②要因解析 という説明です。
①比較   ・・ 予算・実績、前年差異など
②要因解析 ・・ 差異の因数分解 単価差、数量差、時間差
売上増減であれば、数量要因、価格要因に分けて解析します。
教科書通りにレポートは作れても、全社、部門、担当者・・
どのレベルで分析するかで、数値は違ってきます。
場合によっては判断とアクションを誤る可能性があります。

実務活用は「実践」です。初めは、定まったものはありません。
先ずは、管理階層を定めて解析、情報を元にアクションをとる。
情報が不十分なら、管理階層を追加する。これを繰り返せば良いのです。

情報システムは、小回りが利かないので、皆さん苦労しています。
Excel実務活用なら、ユーザーが分析用の管理階層の列を追加するだけで済みます。
中小企業でも、実務活用を導入して、随時、レベルアップを図ることができます。

分析ノウハウ

Mマクロ? クリック1回で自動実行!

実務活用でマクロを使うのは、必要最小限です。
取得と変換、テーブル、ピボットテーブルの3機能を使えれば、
Excelの機能だけで完了します。
しかし、3機能にも「弱点」があります。
弱点を解消するための、Excel操作が必要になります。
実務活用データを担当者別にExcelを配布するなど。
毎回手作業で行うのは面倒なので、マクロで自動実行します。
「クリック1回」で自動実行です。

マクロ化の実例

私は、マクロの解説ができる専門知識はありません。
実務活用で自動実行で操作を楽にできる「マクロを使う」説明をします。
マクロ処理はパターン化しているので、パラメータを調整する作業です。
マクロの実務活用の知識は、基本レベルで大丈夫です。

Mマクロの主要項目

テンプレートで実技と学科をレベルアップ

PDCMは、実務活用の実践で役立つものです。単なる知識ではありません。
4ステップのテンプレートを使い、実技と学科のレベルアップを図ります。

①基礎編   ピボットテーブルの使い方
②応用編   実務活用の事例で学習
③実践編   テンプレートに自分のデータを貼付けて「実務活用」
④高度活用編 「実務活用」の本格展開

テンプレートで実務と学科を習得

実務活用は、実務管理からBI[ビジネス・インテリジェンス]に発展するものです。

ご意見、ご質問等をお待ちしています。