実践管理をExcel で!| 表計算アドバイザー(4)

実践管理をExcel[ピボットテーブル]活用で実現

表計算アドバイザーとして調べてみて、気が付くところがありました。
皆さんの会社では、情報システムを導入していてもExcel で実務・経営管理のレポートを作成しています。
でも、そのスタイルは、会社ごとに、業務、個人でもバラバラです。
Excelを勉強しても、MOS検定を取得しても、「表」は統一できません。

お金がかかる、人手が無い、忙しい・・ 実務・経営管理の導入は不可能!と思っている 、
そんな中小企業でも Excel [ピボットテーブル]を活用すれば、安くて、簡単に実現できます!

1)Excel[ピボットテーブル]活用 3つの実例紹介 

①大会社・・「製造管理」日々予実管理、予算作成支援も
②ERP会計データ・・サーバー変更で管理資料を全て再構築
③データベース未整備⇒売上管理+「粗利管理」、全員で情報共有化

実務事例紹介
実務事例紹介 例

2)実践管理に求められる3要素

実践管理に求められる3要素は、次の3点です。

①繰返し作業の最小化、変更しやすく
②データ分析の高度化、判りやすく
③皆で情報と管理手法の共有化

①繰返し作業の最小化、変更しやすく

マクロ=自動実行は、作業の軽減。
ピボットテーブルの活用は、「繰り返し作業削減」など、実務管理業務そのものを改善するもの。
2つは全く別のものです。
⇒マクロの使用も含めて、実務管理業務の効率化を実施する必要があります。

②データ分析の高度化、判りやすく

ピボットテーブル解説書は、機能の紹介、説明、「作り方」中心です。
実務に使った方が良い機能と、不向きな機能を区別できていません。
サンプルも機能別で提供されていますが、活用事例は少ないです。
⇒ピボットテーブルをノウハウに基づいて正しく「使う」
⇒実務全体に合うテンプレート化、「雛形化」にすれば皆で利用できる

実務に使い込んでいないので、「機能の良し悪し」が区別されてないので、
皆が混乱しています。
ピボットテーブルでは、必要なレポートはできない。よく言われる説明です。
表を何度も作り直したりするなら 、元のデータに管理用データを追加すれば良いのです。
項目追加が簡単にできるようにしたのが「テンプレート」です。
実務に沿った、ピボットテーブルを紹介して欲しいと思います。

③皆で情報と管理手法の共有化

業務システムと実務・経営管理[システム]との違い
⇒業務システムのデータをピボットテーブルが活用できる「データ整形」
⇒「表を作る・見る」から「データを使う」経営へ。管理会計の組み込み。
⇒皆で、情報共有、作表項目の追加。

業務システムのデータでは実践管理はできません。
表作っても、実践管理に終わりはありません。
「表を作る・見る」経営から「データを使う」経営へ 、
スタイルを変えなければなりません。
実践管理は、皆で、進めることで、大きな成果が上がります。

Excelで実践管理導入3つのプロセス

①データ整備、②テンプレート[雛形化]、③ピボットテーブル の3つのプロセス
導入効果→安く、楽に、早く、皆で、儲かる ⇒ 継続で大きな効果

Excel活用3step

第1ステップ Excel 活用はデータ整備から

第1ステップは、データベースを整えることです。
会計ソフトでダウンロードなど共通レイアウトもありますが、
データベースがあっても、十分とは言えません。
データベースが無い会社でも、データ加工の仕方・ルールが判れば、
Excelをある程度学んだ人なら、マクロの設定変更だけでデータが整備できます。

・今あるデータ (会計ソフト、POS、IT・・) を有効活用
 事例紹介:「弥生会計」データ・ダウンロードして部門管理 etc.  
・データベース無くても、今あるデータを整備・活用しましょう
・データ項目を追加して管理レベルを強化 ☆MECEロジカルシンキング
・マクロの部品化・・ワークシート集計、データの連係、月・年度入替etc.

第2ステップ テンプレート
=取り扱いやすく、改善しやすく

第2ステップは、データをテンプレートに貼り付けて、カスタマイズします。
基本形が出来上がり、これに全データを取り込めば準備は一段落です。テン会計ソフトでダウンロードなど共通レイアウトもありますが、データベースがあっても、十分とは言えません。

・解説書はサンプルで説明、実務書はテンプレートで実用化
・ピボットテーブル活用、管理会計を組み込んだテンプレート
・テンプレートを「雛形」へ・・皆でデータ共有・・各担当、部門長etc.
・☆PDCAに貢献=予実管理、原価アップのシミュレーションなど
・Excel、管理会計の勉強になります・・実務管理に必要なものに限定
  マクロ、関数、ピボットテーブル、予実管理、粗利管理etc.

第3ステップ 実践管理の運用
本物のピボットテーブルを使う=常に見直しを

第3ステップは、本物のピボットテーブルを使った実践管理の運用。
ピボットテーブルの使い方は、管理・分析の見直しとつながっています。
レポートを作るためのデータをどうするか常に見直しが必要です。
教育と継続が大切です。

・繰返し業務解消、実務・経営管理データの高度分析の効果
・ピボットテーブルは、作り方よりも使い方が大事
・ピボットテーブルで表をできるようにデータ項目を整備する
・ピボットグラフ、条件付き書式でビジュアル化

◎まとめ Excelの学び方が大事です

Excelの学び方で、お薦めの解説書をご紹介します。

ピボットテーブル関係は、羽毛田 睦士氏 
いちばんやさしいExcelピボットテーブルの教本(インプレス)がおすすめです。
事例の紹介も実務に使えるサンプルが提供されています。

実務書では、井ノ上陽一氏
新版そのまま使える経理&会計のためのExcel入門 (日本実業出版社)
経理&会計の実務用テンプレートをつけた秀逸書です。
テンプレートで、マクロも紹介されています。
実務書は、実務に使い倒した経験を テンプレートにして、直ぐに使えるものにしています。
しかし、ピボットテーブルを活用した実務・経営管理を対象としたものではありません。

実践管理関係では、「テンプレート」とノウハウを紹介して欲しいと思っています。
実務全体が判る「テンプレート」で直ぐに利用できるようにする。
テンプレートで、データーの編集、マクロ、ピボットテーブルなどの
Excelノウハウ、管理会計などの実践管理知識を習得できるようにする。

中小企業では、解説書を読んだり、セミナーに行く時間もないという状況を考えると、
Excel・ピボットテーブルを活用をテンプレートで導入・普及 するには、
もっとユーザーに寄り添った方式、「出前方式」が効果があると考えています。