ピボットテーブルのテンプレート | 表計算アドバイザー(3)

ピボットテーブルのテンプレート

テンプレートは、サンプル・実例とは違います

今回は、ピボットテーブルのテンプレートについての紹介です。
ピボットテーブルの解説書は、サンプル・データを提供し、機能を個々に説明しています。
会計関係などの実務での使用例も紹介されています。
私は、ピボットテーブルのテンプレートは、知識の紹介で終わらずに、
確実に実務に使えて、経営に役立つものと考えています。

●サンプル・・解説書などの機能別の説明が多い。実務用で最終形での紹介はほとんど無い。
○実例紹介・・実務での紹介も個別の表に限られている。
       同じデータで複数のシートを使い込むなどの実用的な紹介がされていない。

ピボットテーブル専用のテンプレート とは

◎Excelで安価に、早く導入が可能で、経営の強化に寄与します。
テンプレートに、自社のデータを貼付け・調整すれば、ピボットテーブルの導入ができます。
テンプレートには、管理用のデータを追加するため、マクロを使う必要も出てきます。
テンプレートで、ピボットテーブルの機能や、関数・マクロの使い方などが勉強できます。
テンプレートは、「粗利管理」や「管理会計」のニーズに応え、経営強化に役立ちます。

①テンプレート –マクロ使わない
 サンプルが合体したもの。
 機能や実務での紹介をします。
 テーブル機能を使用しマクロは使わない。            
②実務テンプレート–マクロを使うことも
  実務での最終形をイメージ。「粗利管理」「管理会計」
  テンプレートに自らのデータを貼付ければ直ぐに使えます。
  実務でピボットテーブルの使い方を紹介します。
マクロを使うケース・・元データの整形・加工や、大量データを使う場合

テンプレートの7つのメリット

1.実務の最終形=ゴールが判る
2.必要な機能の習得
3.不要な機能の代替
4.データ整形、補強が判る
5.ピボットテーブルの使い方
6.マクロを使って業務の効率化
7.アドバイスの共通化

実務での最終形=ゴールが判る 「粗利管理」「管理会計」

実務の最終目標は、経営が強化されることです。
私は、長年、大会社と言われる会社や子会社に勤めました。
今は、「表計算アドバイザー」として、地元の企業の方々と一緒に、
経営の勉強しながら、お役に立とうとしています。
ピボットテーブルのテンプレートには、 私が、長年実務に注力してきた「管理会計」の
ノウハウを織り込んであります。
売上重視でなく「粗利管理」を紹介する本が出ています。
しかし、中小企業の多くの会社は、忙しく、人手不足もあって、
自分の会社ではどうやって実行すればよいのか判らない。出来ないとあきらめています。

ピボットテーブルの知識だけあっても、実務の全体が見えていなければ、ゴールにはたどり着けません。
私が、ピボットテーブルが実務で使えるとお薦めしているのは、最終目標も含めてです。
ゴールが見えなければ、進歩もしないし、使いきれません。
ピボットテーブルが出来ない表もあります。
でも、使えるメリットの方が物凄く大きいです。
コピーして使う。マクロなどで補完する。・・ゴールが見えていれば、工夫次第で課題を克服でき、
メリットは残ります。

実務でピボットテーブルの必要な機能

実務でピボットテーブルを使うときに、必要な機能です。
①オプション・・ドラッグで移動可能
②集計フィールド
③ピボットテーブルのコピー
④フィルター、スライサー
⑤並び替え

不要な機能・・代替が必要です

解説書などでは、便利だと紹介されていても、ピボットテーブルを多用すると
不便さが生じます。これを他の方法で代替して、使いやすくする必要が出てきます。

①表形式・コンパクト形式 ・・ レイアウト変更がしにくい
②グルーピング・・日付  ・・ 他のピボットテーブルが連動される
③リレーションシップ   ・・ 集計フィールドと一緒に使えない

データ整形、補強

ピボットテーブルの優劣は、元データの中身で決まります。
元データの整形、補強には、マクロも使う必要が出てきます。
Excel2016から「データの取得と変換」が追加されました。
驚くほど素晴らしい機能で、役立ちます。

①データ整形

 今あるデータを整理して、ピボットテーブルが使える「データリスト」にすること。
 入っているデータをきれいにすること必要もあります。
 「取得と変換」が使えると、マクロを使うのも楽になります。

②データ補強

ピボットテーブルが出来たから終わりではありません。それが始まりです。実務に使う以上、情報の高度化を継続しなければなりません。項目の追加が、随時簡単にできるようにする必要があります。

ピボットテーブルの操作方法

ピボットテーブルの実務ユーザーが使う際の、留意事項をまとめました。
これまで、雛形Excelを使用して、会社・組織全体で実務として使われる方々に
紹介しています。

 ①レイアウト    
 ②マウスの使い方  
 ③データの編集
 ④並び替え
 ⑤フィルター、スライサー
 ⑥値フィールド
 ⑦コピー、セキュリティ

関数・マクロの使い方の教材

ピボットテーブルを活用すれば、関数・マクロの知識は実務に限定したもので十分です。
テンプレートは、関数・マクロを活用するための教材です。
①データ整形
②データ補強
③ピボットテーブルの活用・・マルチ・ピボットなど
④ピボットテーブルのレポートの補完など

表計算アドバイザーのアドバイス

皆さん、解説書を読んだり、セミナーに行っても、ピボットテーブルを実務に活用するのは、
難しいですね。
テンプレートを活用する方式なら、実務での導入は容易になります。
さらに、導入時に、「アドバイス」が受けられれば、もっと楽になります。
表計算アドバイザーは、皆様のピボットテーブル導入を「出前方式」でお手伝いします。

 今、検討中のテンプレート例
   「弥生会計」推移データを使った部門管理、仕訳データを使った売上管理
   「売上データ」に「仕入原価」などを追加した粗利管理
   

テンプレートを「雛形化」すれば「システム」につながる

テンプレートを充実すれば、導入の負担も軽減し、ピボットテーブルの活用も高度化します。
業務別のテンプレートを作成し、皆で利用する「雛形化」すれば、
「システム」として実務活用が機能することになります。
アドバイザー業務も、私だけでなく、多くの人にも受け持ってもらえるようになれば、
ピボットテーブルがもっと普及すると考えています。